Administrasi Desa

• Administrasi Umum

Administrasi umum merupakan kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai aktivitas pemerintah desa yang berkaitan dengan tugas dan wewenangnya, yaitu menyelenggarakan urusan-urusan pemerintahan desa.
Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendageri) No. 5 Tahun 1991, buku administrasi umum meliputi tiga model, yaitu:

1. Model A 1, buku keputusan desa. Selanjutnya sesuai dengan UU No. 22 Tahun 1999 dan Permendageri No. 64 Tahun1999, keputusan desa disebut peraturan desa.
2. Model A 2, buku kekayaan desa dan inventaris desa. Model ini terdiri dari buku-buku perangkat Pemerintah Desa, Kekayaan desa dan tanah desa.
3. Model A 3, buku agenda. Model ini meliputi buku agenda surat masuk dan buku agenda.

Buku peraturan desa merupakan kumpulan peraturan desa yang dikeluarkan oleh pemerintah desa. Buku kekayaan dan inventaris desa digunakan untuk melaksanakan pencatatan data dan informasi mengenai kekayaan dan inventaris desa. Seluruh surat dan dokumen yang masuk dan ke luar dari pemerintah desa harus dicatat dalam buku agenda. Pencatatan data dan informasi yang akurat dalam administrasi umum dapat tercapai jika pelaksanaan administrasi desa dilakukan dengan tertib dan teratur. Keberhasilan dalam melaksanakan administrasi desa dapat dilihat dari kemampuan atau keterampilan perangkat desa untuk mematuhi ketentuan-ketentuan tertentu sebagai gambaran kedisiplinan dan ketaatan. 

• Administrasi Penduduk 

Pemerintah desa berkewajiban melaksanakan pencatatan penduduk dalam buku administrasi penduduk secara teratur. Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendageri) No. 5 tahun 1991, administrasi penduduk dilaksanakan dengan cara mencatat data penduduk dalam Buku Administrasi Penduduk, yang meliputi Model B1 yang memuat Data Induk Penduduk dan Model B2 menurut data rekapitulasi jumlah penduduk akhir tahun.

Administrasi Penduduk Desa dilaksanakan dengan cara mencatat data induk penduduk dan data rekapitulasi jumlah penduduk akhir bulan. Buku induk penduduk memberikan informasi dan informasi yang berkenaan dengan aspek-aspek kependudukan, seperti nama, jenis kelamin, status perkawinan, tempat dan tanggal lahir, agama, pendidikan, pekerjaan, kewarganegaraan dan sebagainya. Sedangkan buku rekapitulasi jumlah penduduk menggambarkan hasil perhitungan akhir jumlah penduduk pada akhir bulan, baik laki-laki maupun perempuan.

Dalam kenyataannya pelaksanaan pencatatan administrasi penduduk belum berjalan sebagaimana yang diharapkan, hal itu disebabkan antara lain karena keterbatasan dana dan hambatan tradisi. Selain itu, persoalan manajemen dan kurangnya tenaga ahli juga membuat sistem administrasi berjalan dengan baik. Pembenahan administrasi penduduk Pemerintah Desa perlu diarahkan pada peningkatan kemampuan perangkat desa, orientasi pelayanan dan melengkapi alat-alat pencatatan. 

• Administrasi Keuangan

 Administrasi Keuangan Desa adalah semua tindakan yang dilakukan oleh pemerintah desa dan pengurusan/ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan data, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan pertanggungjawaban dengan tujuan untuk mewujudkan tertib administrasi keuangan sehingga pengurusannya dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Di dalam pengurusan keuangan desa terdapat dua jenis pengurusan yaitu pengurusan umum dan pengurusan khusus. Pengurusan umum dilakukan pejabat yang memegang fungsi otorisator dan ordonator, sedang pengurusan khusus dilakukan oleh pejabat yang memegang fungsi bendaharawan. Kepala desa sebagai pimpinan satuan kerja berfungsi sebagai otorisator dan ordonator, sebagai pemegang fungsi tersebut kepala desa tidak boleh melaksanakan fungsi bendaharawan.

Administrasi keuangan desa merupakan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa. Administrasi keuangan desa merupakan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa. Dalam operasionalnya pelaksanaan pengurusan keuangan desa dalam satu tahun anggaran didasarkan pada Anggaran Penerimaan dan Belanja Desa.

Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 5 Tahun 1991, pengurusan keuangan desa tercermin dalam kegiatan tata usaha keuangan desa berupa pencatatan buku administrasi keuangan, yaitu buku anggaran desa, buku kas umum dan buku kas pembantu.